Avances et acomptes sur achats
Comptabiliser les avances et comptes sur achats de bines et de services

Pour des rappels sur la comptabilisation des achats, vous pouvez consulter notre fiche Comptabilisation des achats.

Les avances et acomptes sont des paiements effectués avant la réalisation de l'achat afin de confirmer celui-ci. Ainsi l'acheteur effectue un paiement alors même que le fournisseur n'a pas encore édité la facture. En général un bon de commande ou une facture pro-format est édité.

Principe

Avance : Règlement partiel de la commande versé avant le début d'exécution du service/livraison de la commande.
Acompte : Règlement partiel de la commande versé pour une exécution partielle.

Qui achète ? Nous la société qui comptabilise l'écriture.
A qui ? A un fournisseur quelconque.

On distinguera 3 étapes pour illustrer la notion d'avance et acompte sur achat de biens : 
Lors du paiement d'une avance ou d'un acompte la livraison du bien n'a pas encore eu lieu.
Étape 1 : Commande du produit par la société et paiement d'une avance ou d'un acompte. A cette date, aucune facture n'est éditée (un bon de commande ou une facture pro-format seulement). 
Étape 2 : Réception de la commande
Étape 3 : Réception de la facture. La réception de la facture peut être réalisée en même temps que la livraison.

Traitement comptable des avances et acomptes versés lors d'un achat de biens

Les avances et acomptes transforme la situation comptable du fournisseur entre l'étape 1 et l'étape 3. En effet habituellement, lors de l'enregistrement d'un achat, l'entreprise utilise le compte 401 "Fournisseurs" pour constater sa dette le temps d'effectuer le paiement.

Le paiement de l'avance ou acompte (étape 1) étant effectué avant l'édition de la facture (étape 3), le compte fournisseur devient un compte de créance (au lieu d'un compte de dette). On considère donc les avances/acomptes comme une créance sur le fournisseur en attendant l'exécution de la vente.

Pour enregistrer le paiement de l'avance et acompte en comptabilité (étape 1), il faudra utiliser le compte 4091 "Avances et acomptes versés sur commande"

Analysons le compte 4091 "Avances et acomptes versés sur commande" 

Le compte 4091 est composé par :
- Le compte 401 "Fournisseurs". A la lecture du bilan le solde créditeur du compte 401 signifie "le montant que doit la société à ses fournisseurs". Pour mémoire, c'est un compte de Passif (augmenté au Crédit, diminué au Débit).
- Le '9' en 3ème position du compte 4091. Cela signifie qu'il fonctionne dans le sens inverse de son compte de rattachement.

Enregistrement comptable avances et acomptes versés lors d'un achat

Fait générateur : Livraison.
Exigibilité : Facturation.
Les avances/acomptes ne sont pas soumis à la TVA, donc le montant de l'avance/acompte est considéré HT.

Méthode 1 : 

Compte

Libellés

Débit

Crédit

4091


512

 

FNR - Avances et acomptes versés sur commandes

Banque
 

Acompte/avance : règlement

Avance





 Avance


6xx

44566
4091
401
 

Client, Factures à établir

Etat, TVA déductible sur ABS*
Fournisseur - Avances et acomptes
Fournisseurs
(HT + TVA - Avance)

Facturation : Facture n°...

HT
TVA




Avance
Solde

 
*ABS : Autres biens et services
 

ou Méthode 2 :

Compte

Libellés

Débit

Crédit

4091


512

 

FNR - Avances et acomptes versés sur commandes

Banque
 

Acompte/avance : règlement

Avance





 Avance


6xx

44566
401

 

Achats xxxx

Etat, TVA déductible sur ABS*
Fournisseurs 
 

Facturation : Facture n°...

HT
TVA




TTC

401

4091

512


 

Fournisseur

FNR - Avances et acomptes versés sur commande
Banque
 (TTC - Avances)


Facturation : Facture n°...

TTC







Avance

Solde




⚠️ Attention ! 
Lors de l'enregistrement de l'avance ou de l'acompte, le traitement comptable de la TVA n'est pas le même selon le type de commande (fait générateur, exigibilité). Il faudra apporter une attention particulière à la TVA.


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