Pour des rappels sur la comptabilisation des achats, vous pouvez consulter notre fiche Comptabilisation des achats.

Les avances et acomptes sont des paiements effectués avant la réalisation de l'achat afin de confirmer celui-ci. Ainsi l'acheteur effectue un paiement alors même que le fournisseur n'a pas encore édité la facture. En général un bon de commande ou une facture pro-format est édité.

Principe

Avance : Règlement partiel de la commande versé avant le début d'exécution du service/livraison de la commande.
Acompte : Règlement partiel de la commande versé pour une exécution partielle.

Qui achète ? Nous la société qui comptabilise l'écriture.
A qui ? A un fournisseur quelconque.

On distinguera 3 étapes pour illustrer la notion d'avance et acompte sur achat de biens : 
Lors du paiement d'une avance ou d'un acompte la livraison du bien n'a pas encore eu lieu.
Étape 1 : Commande du produit par la société et paiement d'une avance ou d'un acompte. A cette date, aucune facture n'est éditée (un bon de commande ou une facture pro-format seulement). 
Étape 2 : Réception de la commande
Étape 3 : Réception de la facture. La réception de la facture peut être réalisée en même temps que la livraison.

Traitement comptable des avances et acomptes versés lors d'un achat de biens

Les avances et acomptes transforme la situation comptable du fournisseur entre l'étape 1 et l'étape 3. En effet habituellement, lors de l'enregistrement d'un achat, l'entreprise utilise le compte 401 "Fournisseurs" pour constater sa dette le temps d'effectuer le paiement.

Le paiement de l'avance ou acompte (étape 1) étant effectué avant l'édition de la facture (étape 3), le compte fournisseur devient un compte de créance (au lieu d'un compte de dette). On considère donc les avances/acomptes comme une créance sur le fournisseur en attendant l'exécution de la vente.

Pour enregistrer le paiement de l'avance et acompte en comptabilité (étape 1), il faudra utiliser le compte 4091 "Avances et acomptes versés sur commande". 

Analysons le compte 4091 "Avances et acomptes versés sur commande" 

Le compte 4091 est composé par :
- Le compte 401 "Fournisseurs". A la lecture du bilan le solde créditeur du compte 401 signifie "le montant que doit la société à ses fournisseurs". Pour mémoire, c'est un compte de Passif (augmenté au Crédit, diminué au Débit).
- Le '9' en 3^ème position du compte 4091. Cela signifie qu'il fonctionne dans le sens inverse de son compte de rattachement.

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Enregistrement comptable avances et acomptes versés lors d'un achat

Fait générateur : Livraison.
Exigibilité : Facturation.
Les avances/acomptes ne sont pas soumis à la TVA, donc le montant de l'avance/acompte est considéré HT.

Méthode 1 : 

 

ou Méthode 2 : 

Compte	Libellés	Débit	Crédit
4091 512	FNR - Avances et acomptes versés sur commandes Banque Acompte/avance : règlement	Avance	Avance
6xx 44566 401	Achats xxx État, TVA déductible sur ABS Fournisseurs Facturation : Facture n°...	HT TVA	TTC
401 4091 512	Fournisseurs FNR - Avances et acomptes versés sur commande Banque (TTC-Avance) Règlement solde facture	TTC	Avance Solde

⚠️ Attention ! 
Lors de l'enregistrement de l'avance ou de l'acompte, le traitement comptable de la TVA n'est pas le même selon le type de commande (fait générateur, exigibilité). Il faudra apporter une attention particulière à la TVA.